SaaS নাকি Custom Software? ২০২৬ সালে বাংলাদেশের Education Consultancy-র জন্য কোনটা ভালো?
নিজের জন্য আলাদা Software বানালে মনে হয় সবকিছু নিজের হাতে থাকবে। কিন্তু সই করার আগে তিন বছরের আসল খরচ, লুকানো কাজ, আর Developer চলে গেলে কী হয়, সেটা একবার হিসাব করে দেখুন।
লিখেছেন Next Lead team, DigitOS · · ৮ মিনিটে পড়া যায়
বাড়তে থাকা প্রতিটা স্টাডি অ্যাব্রড এজেন্সি একসময় একই প্রশ্নের সামনে দাঁড়ায়: কোনো Software কোম্পানিকে টাকা দিয়ে একদম নিজেদের মতো সিস্টেম বানিয়ে নেব, নাকি তৈরি প্ল্যাটফর্মে সাবস্ক্রাইব করব? দুটোই কাজ করতে পারে। কিন্তু সিদ্ধান্তটা সাধারণত নেওয়া হয় শুধু শুরুর কোটেশন দেখে, আর এখানেই এজেন্সিগুলো ফেঁসে যায়।
দুটো বিকল্পের আসল মানে
Custom Software আপনার এজেন্সির জন্য বানায় আপনার ভাড়া করা একটা ডেভেলপমেন্ট Team। বানাতে টাকা দেন, তারপর Hosting, মেইনটেনেন্স আর প্রতিটা পরিবর্তনের জন্য আবার টাকা দেন। SaaS (Software অ্যাজ আ সার্ভিস) হলো এমন প্ল্যাটফর্ম, যা অনেক এজেন্সি ব্যবহার করে। Hosting আর মেইনটেনেন্স ভেন্ডর করে। আপনি মাসিক বা বার্ষিক Subscription দেন, আর নতুন উন্নতি আলাদা অর্ডার ছাড়াই এসে যায়।
পাশাপাশি তুলনা
| Custom Software | SaaS CRM | |
|---|---|---|
| শুরুর খরচ | বেশি: পুরো বানানোর খরচ আপনার | কম: Setup আর Onboarding |
| ব্যবহার শুরু করতে সময় | সাধারণত কয়েক মাস | কয়েক দিন |
| Hosting, Backup, নিরাপত্তা | আপনার দায়িত্ব (বা বাড়তি ফি) | প্ল্যানেই ধরা |
| Facebook, Google ও WhatsApp Integration | নিজেদের বানাতে হবে, মেটার অ্যাপ রিভিউও নিজেদেরই পাস করাতে হবে | আগে থেকেই বানানো, ভেন্ডর চালু রাখে |
| নতুন Feature | প্রতিটার জন্য আলাদা টাকা | Subscription-এই ধরা |
| Developer চলে গেলে | জ্ঞানও প্রায়ই সঙ্গে চলে যায় | ভেন্ডরের পুরো Team সামলায় |
| আপনার কাজের ধরনের সঙ্গে মিল | একদম মিলবে, যদি ঠিকমতো বুঝিয়ে বলা হয় | আপনার ইন্ডাস্ট্রির জন্য বানানো হলে ভালো মিল |
Custom Software-এর লুকানো খরচ
চোখে পড়ে শুধু বানানোর কোটেশন। এই খরচগুলো সাধারণত আসে পরে:
- Hosting ও চালানোর খরচ: সার্ভার, ডোমেইন, SSL সার্টিফিকেট, মনিটরিং। আর Intake ডেডলাইনের আগে রাত ১১টায় কিছু ভাঙলে ঠিক করার মতো একজন মানুষ।
- যে Backup আসলেই রিস্টোর হয়: Backup নেওয়া সহজ। নিয়মিত রিস্টোর করে দেখাটাই আপনাকে বাঁচায়।
- প্ল্যাটফর্মের বদলাতে থাকা নিয়ম: মেটার Lead Ad আর WhatsApp API-র ভার্সন আর নিয়ম বদলায়, আর Integration-কে অ্যাপ রিভিউ পাস করতে হয়। কাউকে সবসময় এর সঙ্গে তাল মিলিয়ে চলতে হয়।
- নিরাপত্তার কাজ: Student-এর Passport আর আর্থিক কাগজপত্রের জন্য লাগে অ্যাক্সেস Control, এনক্রিপশন, কে কী করেছে তার রেকর্ড, আর ইউজারদের মধ্যে আলাদা করে রাখার ব্যবস্থা। এটা একবারের কাজ নয়, চলতেই থাকে।
- প্রতিটা ছোট বদল: নতুন দেশ, নতুন Document-এর ধরন, নতুন রিপোর্ট। প্রতিটাই আলাদা টাকার রিকোয়েস্ট আর অপেক্ষা।
- একজনের ওপর ভর: সিস্টেমটা বোঝেন, এমন একমাত্র Developer চলে গেলে আপনার হাতে পড়ে থাকতে পারে এমন Software, যেটা কেউ নিরাপদে বদলাতে পারে না।
Custom Software কখন ঠিক
- আপনি বড় গ্রুপ, আর আপনার কাজের ধরন এমন আলাদা যে কোনো প্ল্যাটফর্মই তা সামলাতে পারে না।
- আপনার নিজের টেকনিক্যাল Team আছে, যারা বছরের পর বছর সিস্টেমটা দেখবে।
- Software আপনার বিক্রির জিনিসের অংশ, শুধু এজেন্সি চালানোর টুল নয়।
SaaS কখন বেশি ভালো
দুজন Counselor থেকে শুরু করে কয়েকটা Branch পর্যন্ত, বেশিরভাগ এজেন্সির জন্য স্টাডি অ্যাব্রডের কাজ মাথায় রেখে বানানো SaaS প্ল্যাটফর্মই এগিয়ে থাকে। কয়েক দিনেই শুরু করা যায়। Facebook, Google আর WhatsApp Integration আপনার হয়ে ভেন্ডর চালু রাখে। নিরাপত্তা আর Backup ভেন্ডরের সার্বক্ষণিক কাজ। আর আপনার টাকা খরচ হয় Counselor আর মার্কেটিংয়ে, Software টিকিয়ে রাখতে নয়।
যেকোনো ভেন্ডরকে যে আটটা নিরাপত্তার প্রশ্ন করবেন
- অন্য এজেন্সির Data থেকে আমাদের Data কীভাবে আলাদা থাকে?
- কত ঘন ঘন Backup হয়, আর শেষ কবে রিস্টোর পরীক্ষা করা হয়েছে?
- Student-এর Document, স্যালারি আর Commission কোন Role দেখবে, তা কি আমরা ঠিক করে দিতে পারি?
- কে কী দেখেছে, বদলেছে বা Export করেছে, তার অ্যাক্টিভিটি লগ আছে কি?
- স্টাফ কি ইচ্ছেমতো Student-এর Data Export করতে পারে, নাকি অ্যাপ্রুভাল লাগে?
- পাসওয়ার্ড, সেশন আর আগের স্টাফদের অ্যাক্সেস কীভাবে সামলানো হয়?
- যেকোনো সময় কাজে লাগানো যায় এমন ফরম্যাটে কি আমাদের সব Data Export করা যাবে?
- Subscription বন্ধ করলে আমাদের Data-র কী হবে?
দুই সপ্তাহে Excel ছেড়ে নতুন সিস্টেমে
- দিন ১ থেকে ২: শিট গুছিয়ে নিন। ডুপ্লিকেট ফোন নম্বর সরান। প্রতিটা দেশ আর স্ট্যাটাসের একটাই বানান ঠিক করুন।
- দিন ৩ থেকে ৪: Import। আগে চলমান Lead আর বর্তমান Student আনুন। বাকিগুলো আর্কাইভ করুন।
- দিন ৫: Lead সোর্স কানেক্ট। Facebook Lead Ad, Google Lead ফর্ম আর ওয়েবসাইট ফর্ম।
- দিন ৬ থেকে ৭: Role সেট করুন। প্রত্যেককে তাঁর কাজের জন্য যতটুকু অ্যাক্সেস দরকার, ততটুকুই দিন। বেশি নয়।
- দ্বিতীয় সপ্তাহ: পুরোপুরি চালু। সব নতুন Lead শুধু CRM-এ যাবে। রোজ সকালে দেরি হওয়া Follow-up দেখুন, আর পুরোনো শিট আপডেট করা বন্ধ করুন।
Next Lead কোথায় কাজে লাগে
Next Lead বাংলাদেশের স্টাডি অ্যাব্রড এজেন্সির জন্য বানানো একটা SaaS CRM, দাম টাকায়। প্রতিটা এজেন্সির Data আলাদা থাকে। Role অনুযায়ী ঠিক করা থাকে কে কী দেখবে। জরুরি প্রতিটা কাজ অ্যাক্টিভিটি লগে লেখা থাকে। Admin ছাড়া কেউ Export করতে চাইলে অ্যাপ্রুভাল লাগে। আর প্রতি রাতে Backup হয়। Lead, Follow-up, Application, Document, Payment, Commission, অ্যাটেনডেন্স আর ছুটি, সব এক সিস্টেমে। এর কিছুই আপনাকে নিজে বানাতে বা চালু রাখতে হয় না। Demo বুক করুন বা দাম দেখুন।
আরও পড়ুন: স্টাডি অ্যাব্রড এজেন্সির CRM-এ যে নয়টা জিনিস থাকতেই হবে।
সাধারণ প্রশ্নোত্তর
Student-এর স্পর্শকাতর Document-এর জন্য SaaS কি নিরাপদ?
হতে পারে, যদি ভেন্ডর প্রতিটা এজেন্সির Data আলাদা রাখে, Role অনুযায়ী অ্যাক্সেস ঠিক করে, অ্যাক্টিভিটি লগ রাখে, Backup নেয় আর রিস্টোর পরীক্ষা করে। ওপরের আটটা প্রশ্ন করুন, আর পরিষ্কার উত্তর চান।
SaaS প্ল্যাটফর্মে কি আমাদের Data আমাদেরই থাকবে?
থাকা উচিত। চুক্তিতে যেন লেখা থাকে Data আপনার, আর যেকোনো সময় সব Export করতে পারবেন।
SaaS CRM কি আমাদের এজেন্সির কাজের ধরনের সঙ্গে মিলবে?
স্টাডি অ্যাব্রড এজেন্সির জন্য বানানো হলে আপনার কাজের বেশিরভাগই আগে থেকে আছে: Lead, Stage অনুযায়ী Application, Document, Payment আর Commission। আপনার নিজস্ব অল্প কয়েকটা জিনিস Demo-তে দেখে নিন।
বদলাতে কত সময় লাগে?
Data গোছানো থাকলে ওপরের প্ল্যান ধরে বেশিরভাগ এজেন্সি প্রায় দুই সপ্তাহের মধ্যে পুরোপুরি চালু হতে পারে।
